Alle informatie digitaal

Het aanleveren van de informatie en de leerlingdossiers gebeurt digitaal. Alle scholen hebben een inlogcode waarmee ingelogd kan worden op een beveiligd digitaal platform. De Informatie wordt daarop geplaatst en vrijwel per omgaande, maar in elk geval elke dag, van het platform verwijderd door de medewerkers van het R.A.P.
De voorschoolse/niet schoolse instelling levert de informatie schriftelijk aan.

Alle documenten worden vervolgens opgeborgen en bewaard in een professioneel beveiligde digitale omgeving. Eén schriftelijk exemplaar wordt in een afgesloten archief bewaard.

De informatie die beschikbaar moet komen voor de leden van het Zorg Advies- en ToewijzingsTeam wordt door de medewerkers van het R.A.P. aan de agenda voor de desbetreffende vergadering gehangen. Alleen de leden van het kernteam en de leden van het wisselteam (zie item: Wie zitten er in het Z.A.T.T.) die voor de desbetreffende vergadering zijn uitgenodigd krijgen inzage in de documenten. Zij kunnen met een eigen code inloggen in een cloud-omgeving die specifiek voor de documenten van het Z.A.T.T. ingericht is.

Deze informatie blijft een week (voorafgaand aan de vergadering) digitaal voor de leden van de vergadering beschikbaar. Binnen één week na de vergadering is alle digitale informatie weer verwijderd.
Het verslag van de laatste Z.A.T.T. vergadering blijft drie weken digitaal beschikbaar voor de Z.A.T.T.-leden, daarna wordt ook dat verwijderd.

Leerlingdossiers worden gesloten als de bemoeienis van het swv Oost Achterhoek afgerond is. Dat kan soms langer duren bijvoorbeeld in geval van een tijdelijke Toelaatbaarheidsverklaring.
Afgesloten dossiers kunnen alleen opnieuw in bespreking genomen worden met schriftelijke instemming van ouders.
Afgesloten dossiers worden volledig gewist in het schooljaar dat de leerling 14 jaar wordt. Dit geldt zowel voor de digitale als de papieren versie.

De verantwoordelijkheid voor het veilig bewaren van de leerlingdossiers ligt bij het management van het samenwerkingsverband.

terug